Privacyverklaring IKONE

 

Stichting IKONE vindt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden bij IKONE zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt IKONE zich aan relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hieronder legt IKONE uit hoe zij uw gegevens verzamelt en gebruikt, en met welk doel zij dat doet. IKONE raadt u aan deze privacyverklaring goed te lezen. Deze privacyverklaring heeft betrekking op de websites en dienstverlening van IKONE. Met deze privacyverklaring voldoet IKONE aan haar informatieplicht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Als u de websites van IKONE bezoekt of gebruik maakt van haar dienstverlening verwerkt IKONE persoonsgegevens die u, of uw organisatie, met haar deelt. IKONE zal de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze verklaring, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.

 

IKONE kan deze privacyverklaring herzien. Als er belangrijke dingen veranderen in de manier waarop zij uw gegevens verwerkt, zal IKONE u eerst informeren en waar nodig, opnieuw om toestemming vragen.

 

Contactgegevens

  1. Stichting Ikone, verder te noemen: IKONE, is gevestigd aan de Dokter Stolteweg 74 in (8025AZ) Zwolle en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 61392944. 
  2. Voor privacy gerelateerde zaken kunt u contact met IKONE opnemen via info@ikone.nl.

Betrokkenen

  1. IKONE verwerkt persoonsgegevens van haar websitebezoekers, leveranciers, zakelijke contacten en (potentiële) klanten, inclusief medewerkers en ingehuurde derden. IKONE verkrijgt de gegevens in principe rechtstreeks van u of via de organisatie die u vertegenwoordigd.
  2. IKONE heeft niet de intentie om persoonsgegevens te verwerken van websitebezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. IKONE kan echter niet controleren of haar websitebezoekers ouder dan 16 zijn. Als u vermoedt dat IKONE persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar verwerkt zonder toestemming of andere geldige grondslag, stuur dan een bericht naar info@ikone.nl, zodat IKONE de informatie kan verwijderen als zij deze niet rechtmatig verwerkt.

 

Dienstverlening

IKONE verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening.

 

Persoonsgegevens

Wanneer u gebruik maakt van de dienstverlening van IKONE, dan kan zij de volgende persoonsgegevens verwerken van haar opdrachtgevers en hun medewerkers:

  • Voor- en achternaam
  • Bedrijfsnaam
  • KvK-nummer
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Afbeelding, video en audio
  • Inloggegevens online omgeving IKONE
  • Log- en gebruikersgegevens online omgeving IKONE
  • Betalingsgegevens
  • Klantnummer
  • Correspondentie, inclusief e-mails en tekstberichten
  • Overige persoonsgegevens die u en uw organisatie actief aan IKONE verstrekt in het kader van haar dienstverlening door gebruikmaking van de diensten of telefonisch

 

IKONE realiseert zich dat u bedrijfsgevoelige informatie met haar kan delen in het kader van de dienstverlening. Uiteraard gaat IKONE daar net zo zorgvuldig en veilig mee om als zij dat verplicht is bij persoonsgegevens.

 

Persoonsgegevens van patiënten

Voor bepaalde dienstverlening kan het nodig zijn dat door de opdrachtgever van IKONE informatie over patiënten met IKONE wordt gedeeld. Het gaat hierbij gaan om contactgegevens van patiënten, hun ervaringen en hun ziektebeeld. Deze informatie wordt alleen met toestemming van de patiënt aan IKONE verstrekt in het kader van een actieve bijdrage aan de dienstverlening die IKONE levert aan haar opdrachtgever. Het gaat hier om diensten zoals advisering, deelname aan bijeenkomsten, zoals trainingen, en het toevoegen van het patiënt perspectief aan (wetenschappelijk) onderzoek. IKONE verwerkt deze gegevens op basis van de overeenkomst die zij heeft gesloten met haar opdrachtgever. Verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming voor het delen van gegevens met IKONE is dan ook haar opdrachtgever. 

Voor de overige dienstverlening, waaronder ikocreate, hoeft IKONE niet te weten wie patiënten zijn. Het delen van patiëntinformatie die direct of indirect herleid kan worden tot een individueel persoon is niet nodig en betekent voor degene die de informatie deelt een datalek én schending van het beroepsgeheim. 

Doel en grondslag

IKONE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Uitvoeren van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomst (overeenkomst)
  • Het informeren over wijzigingen van haar diensten en producten (overeenkomst)
  • Het informeren over nieuwe diensten en producten (gerechtvaardigd belang)
  • Wettelijke verplichtingen, waaronder de administratieplicht in het kader van de belastingen (wettelijke plicht)
  • Afhandelen van de betaling (overeenkomst)
  • Aanmaken van een account (overeenkomst)
  • Het controleren of opdrachtgever rechtmatig gebruik maakt van de verstrekte toegang (gerechtvaardigd belang)

 

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens die IKONE ontvangt in het kader van haar dienstverlening bewaart zij minimaal gedurende vijf jaar na einde van de overeenkomst. Gegevens die IKONE nodig heeft voor het voldoen aan haar administratieverplichtingen, zoals offertes, contracten en facturen,  bewaart zij minimaal zeven haar na einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.

 

Gerechtvaardigd belang

Het informeren over nieuwe diensten en producten

Indien u gebruik maakt van onze dienstverlening kunnen wij u benaderen voor nieuwe diensten of producten, indien dat past bij de aard van de afgenomen dienstverlening. Wij willen u graag zo goed mogelijk van dienst zijn. Wellicht dat onze nieuwe dienstverlening beter bij u past dan wat u reeds van ons afneemt. Om die reden informeren wij u over nieuwe diensten en producten. Indien u liever niet wil dat wij u hierover informeren, kunt u dat bij ons aangeven via de hierboven vermelde contactgegevens.

 

Het controleren of opdrachtgever rechtmatig gebruik maakt van de verstrekte toegang

In het kader van onze dienstverlening aan u kunnen wij toegang op naam verstrekken aan medewerkers van u. Het is niet toegestaan om Wij controleren aan de hand van loggegevens en gebruikersgegevens of rechtmatig gebruik wordt gemaakt van de verstrekte toegang. Wij controleren met name of u niet aan anderen dan de met naam genoemde personen toegang geeft.

 

Patiënt experts

IKONE verwerkt persoonsgegevens van haar patiënt experts. Patiënt experts kunnen medewerkers, vrijwilliger en externen zijn. 

 

Persoonsgegevens

Wanneer u een patiënt expert bent bij IKONE, dan kan zij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Gezondheidsgegevens
  • Correspondentie, inclusief e-mails en tekstberichten
  • Overige persoonsgegevens die u actief aan IKONE verstrekt
  • {nog verder aanvullen}

 

Doel en grondslag

IKONE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Uitvoering geven aan de gemaakte afspraken (overeenkomst)
  • Informeren over deelname aan (nieuwe) projecten (overeenkomst)
  • Uw gezondheidsgegevens gebruiken we om u als patiënt expert in te zetten bij de juiste opdrachten van IKONE (toestemming)

 

IKONE verwerkt met toestemming gezondheidsgegevens van haar patiënt experts. Het gaat hier om gegevens zoals beschreven in het intakeformulier. Per vraag kan gekozen worden of deze wel of niet ingevuld wordt. Gegevens kunnen altijd verwijderd worden. 

 

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens die IKONE ontvangt van haar patiënt experts bewaart zij zolang u patiënt expert bent en gedurende een jaar daarna.

 

Toestemming

Als IKONE uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerkt, dan kunt u deze altijd intrekken door contact op te nemen via bovenstaande contactgegevens. IKONE zal uw verzoek zo snel mogelijk afhandelen.

 

Bijzonderheden

Gegevens die met uw medeweten zijn gedeeld met derde partijen in verband met uw rol als patiënt expert vallen onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende organisatie. Gegevens die met uw medeweten zijn opgenomen in documenten en dergelijke kunnen na gebruik niet verwijderd worden.

 

Consequenties / verplichting

Het niet verstrekken van gezondheidsgegevens betekent niet dat u geen patiënt expert bij IKONE kunt zijn. Het zal echter wel lastiger zijn voor IKONE om u op een goede manier in te zetten als patiënt expert als zij niet of onvoldoende op de hoogte is van uw gezondheid.

 

Nieuwsbrief

IKONE verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van het versturen van haar nieuwsbrief.

 

Persoonsgegevens

Wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief van IKONE, dan verwerkt zij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres

 

Doel en grondslag

IKONE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief (toestemming)

Bewaartermijn

IKONE bewaart uw gegevens zolang u de nieuwsbrief wilt ontvangen, en gedurende zes maanden daarna. 

 

IKONE maakt voor het versturen van haar nieuwsbrieven gebruik van software. Het afmelden voor een nieuwsbrief betekent uiteraard dat u geen nieuwsbrief meer ontvangt. Uw gegevens worden echter niet automatisch door de software verwijderd. IKONE moet handmatig de gegevens van uit de software verwijderen. Zij controleert dit periodiek. 

 

Toestemming

U kunt zich altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link in de e-mail. 

 

Vraag of verzoek

IKONE verwerkt persoonsgegevens als u telefonisch, via de e-mail, via het contactformulier op haar websites of anderszins contact met haar opneemt.

 

Persoonsgegevens

Wanneer u contact opneemt met IKONE, dan kan zij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Correspondentie, inclusief e-mails 
  • Overige persoonsgegevens die u actief aan IKONE verstrekt

 

Doel en grondslag

IKONE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Contact opnemen of iets doen overeenkomstig het door u ingevulde formulier (gerechtvaardigd belang)
  • Afhandelen van uw vraag of verzoek (gerechtvaardigd belang)

Gerechtvaardigd belang

Indien u IKONE benadert met een vraag of verzoek, dan heeft IKONE uw persoonsgegevens nodig om te kunnen reageren en uw vraag of verzoek af te kunnen handelen. 

 

Bewaartermijn

IKONE gebruikt uw gegevens ter afhandeling van uw vraag of verzoek. Afhankelijk van uw vraag of verzoek zal deze al dan niet gearchiveerd worden. IKONE bewaart haar archief tenminste 5 jaar. 

 

Donaties

IKONE verwerkt persoonsgegevens als u een donatie heeft gedaan.

 

Persoonsgegevens

Wanneer u een donatie doet aan IKONE, dan kan zij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Gedoneerde bedrag
  • Correspondentie, inclusief e-mails 
  • Overige persoonsgegevens die u actief aan IKONE verstrekt

 

Doel en grondslag

IKONE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Afhandelen van uw donatie (gerechtvaardigd belang)
  • Het informeren over activiteiten gerelateerd aan de gedane donatie (gerechtvaardigd belang)
  • Het informeren over andere activiteiten via de donateursnieuwsbrief (toestemming)
  • Wettelijke verplichtingen, waaronder de administratieplicht in het kader van de belastingen (wettelijke plicht)

Gerechtvaardigd belang

Indien u een donatie heeft gedaan aan IKONE, dan zal IKONE deze op een goede manier moeten afhandelen. Onderdeel daarvan is voor IKONE dat zij u informeert over de activiteiten gerelateerd aan de door u gedane donatie. Een goede relatie opbouwen en onderhouden met haar donateurs is van wezenlijk belang voor het voortbestaan van IKONE die voor een deel van haar activiteiten afhankelijk is van donaties.

 

Bewaartermijn

IKONE bewaart uw gegevens, mede in verband met het voldoen aan haar wettelijke administratieverplichtingen, minimaal zeven haar na einde van het boekjaar waarin uw laatste donatie is geweest.  

 

Toestemming

U kunt zich altijd afmelden voor de donateursnieuwsbrief via de link in de e-mail. 

 

Contactgegevens

IKONE verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers, zakelijke contacten, donateurs en potentiële of oud-klanten.

 

Persoonsgegevens

IKONE verwerkt, in het kader van haar relatiebeheer, de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • KvK-nummer
  • Adresgegevens
  • Correspondentie, inclusief e-mails 
  • Overige persoonsgegevens die u actief aan IKONE verstrekt

 

Doel en grondslag

IKONE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Contactgegevens bewaren in haar CRM (gerechtvaardigd belang)
  • Persoonlijk contact opnemen (gerechtvaardigd belang)

Gerechtvaardigd belang

IKONE onderhoudt contact met veel mensen. Het betreft hier onder meer leveranciers, potentiële samenwerkingspartijen of klanten, donateurs en andere zakelijke relaties. Een goed relatiebeheer is van groot belang voor haar organisatie. IKONE bewaart daarom de contactgegevens van deze personen in haar CRM-systeem. Zij kan zo nodig persoonlijk contact met u opnemen.

 

Indien IKONE uw gegevens moet verwijderen en zij van mening is dat het behouden van het contact met u in het belang van haar organisatie is, dan kan IKONE, voordat zij overgaat tot het verwijderen van uw gegevens, persoonlijk contact met u opnemen en in dat verband nog eenmalig gebruik maken van uw persoonsgegevens. 

 

Bewaartermijn

Indien zij uw contactgegevens opslaat in haar CRM-systeem bewaart zij uw gegevens niet langer dan noodzakelijk in het belang van haar organisatie of totdat u IKONE verzoekt deze te verwijderen.

 

Websitebezoekers

IKONE verwerkt persoonsgegevens van haar websitebezoekers.

 

Persoonsgegevens

Wanneer u een website van IKONE bezoekt, dan kan zij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • IP-adres
  • Locatiegegevens
  • Andere gegevens waarvoor u toestemming heeft gegeven via de cookiebanner op de websites van IKONE

Doel en grondslag

IKONE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het verbeteren van de toegang tot en werking van haar website
  • Het bieden van een goede gebruikerservaring van haar website
  • Het analyseren van informatie ten behoeve van marketingdoeleinden

Cookies

Waar IKONE deze doelen kan bereiken zonder het gebruik van persoonsgegevens of door het inzetten van enkel functioneren cookies, dan is de grondslag voor het verwerken van eventuele persoonsgegevens gelegen in het gerechtvaardigd belang dat IKONE heeft bij een goed functionerende website. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot reageren, de werking van spamfilters en het gebruik van caching om de website sneller te maken. 

Waar IKONE haar doelen alleen kan bereiken door een ander gebruik van persoonsgegevens, dan verwerkt zij uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming. Meer informatie hierover kunt u vinden in de cookieverklaring van IKONE en via de tool die IKONE hiervoor op haar website gebruikt.

Google Analytics

IKONE maakt gebruik van Google Analytics. De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het IP-adres, door Google overgebracht en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. U vindt hier ook het privacy beleid van Google Analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de websites van IKONE gebruikt worde en om rapporten over de websites aan IKONE te kunnen verstrekken. Google kan deze informatie aan derden verstrekken wanneer Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. IKONE heeft hier geen invloed op.

IKONE heeft Google geen toestemming gegeven om via IKONE verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. 

Social media

Op de websites van IKONE staan Social media links. Door gebruik te maken van deze Social media deelt u mogelijk uw gegevens met het betreffende sociale medium en worden er mogelijk cookies door deze partij geplaatst in uw browser. 

Als u wilt weten wat deze derde partijen met uw gegevens doen, dan is het raadzaam hun privacy beleid door te nemen. Deze is meestal te vinden op hun eigen website. Sommige van deze partijen slaan deze gegevens op in de Verenigde Staten

Youtube
Op de websites van IKONE staan YouTube filmpjes. Wanneer u deze filmpjes afspeelt kan het zijn dat YouTube persoonsgegevens van u registreert. IKONE heeft hier geen invloed op. Hier vindt u het privacy beleid van YouTube.

Bewaartermijn

In het algemeen worden cookies bewaard voor de duur van de (browser)sessie. De gegevens die u verstrekt aan derde partijen worden bewaard overeenkomstig hun privacy beleid. IKONE heeft daar geen invloed op.

 

Toestemming

U kunt u afmelden voor cookies via de cookie tool die IKONE op haar websites gebruikt. Ook kunt u uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat of alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen, al dan niet automatisch.

 

Consequenties / verplichting

U bent niet verplicht tot het accepteren van de cookies. Het is echter wel mogelijk dat u hierdoor een minder goede gebruikerservaring heeft van de websites van IKONE en niet van alle functionaliteiten gebruik kunt maken.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

IKONE doet niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering die nadelige gevolgen kan hebben voor u als persoon. Het gaat hierbij om besluiten door een computer of geautomatiseerde systemen worden genomen zonder dat een mens daarbij betrokken is.

 

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, het recht op aanpassing indien uw gegevens onjuist zijn, het recht op verwijdering van uw gegevens, het recht op bezwaar tegen een gegevensverwerking, het recht op beperking van een gegevensverwerking en het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. 

 

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang heeft u het recht hier bezwaar tegen te maken. Dit kunt u doen door contact met IKONE op te nemen via bovenstaande contactgegevens. Er wordt dan nogmaals gekeken naar uw belang in relatie tot het belang van IKONE.

 

Indien u gebruik wilt maken van een van deze rechten, dan kunt u uw verzoek naar IKONE mailen via bovenstaande contactgegevens . Mogelijk moet IKONE uw identiteit verifiëren om aan uw verzoek te voldoen. In dat geval kan IKONE u verzoeken een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen, zodat vastgesteld kan worden dat IKONE de gevraagde informatie aan de juiste persoon verstrekt.

 

Maak op de kopie van uw identiteitsbewijs uw pasfoto, machine readable zone en BSN onleesbaar. U kunt hiervoor de Kopie ID app gebruiken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

 

IKONE zal tijdig reageren. Mocht u niet tevreden zijn met de afhandeling van uw verzoek, dan kunt u een klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Delen met anderen

IKONE zal uw gegevens niet delen met anderen zonder uw toestemming, tenzij dit nodig is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u, of uw organisatie, met IKONE heeft afgesloten of tenzij dit een wettelijke verplichting is. 

 

IKONE maakt gebruik van meerdere verwerkers. IKONE heeft met al haar verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten. Indien IKONE gegevens deelt met een andere partij dan een verwerker, maakt zij waar nodig contractuele afspraken met betrekking tot het delen van gegevens. De gegevens van onze patiënt experts kan IKONE met uw medeweten delen met derde partijen in verband met hun rol als patiënt expert.

 

Op dit moment kan IKONE uw gegevens delen met de volgende partijen:

  • De hostingprovider, die onze website op zijn server heeft staan;
  • De accountant;
  • De partij die ons in staat stelt inzage te krijgen in de statistieken over het gebruik van onze website;
  • De partij wiens dienstverlening we gebruiken om de nieuwsbrief te verzenden;
  • De partij wiens dienstverlening we gebruiken om gegevens te bewaren;
  • De partij wiens dienstverlening we gebruiken voor de online omgeving van ikocreate.

 

IKONE verkoopt uw gegevens niet aan andere partijen.

Overdracht

IKONE is voornemens om een deel van haar diensten over te dragen aan een door haar nieuw op te richten rechtspersoon, die gelieerd zal zijn en blijven aan IKONE. Indien daarbij diensten en rechten worden overgedragen aan deze nieuwe rechtspersoon, dan zal zij bij die overdracht bedingen dat de nieuwe rechtspersoon lopende rechten en verplichtingen zal overnemen. Waar nodig zullen de daarbij behorende persoonsgegevens worden gedeeld met de nieuwe rechtspersoon. IKONE zal u hierover van te voren informeren.  

 

Doorgifte van persoonsgegevens

Het uitgangspunt is om zoveel mogelijk samen te werken met partijen die uw gegevens opslaan binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dat zal echter niet altijd mogelijk zijn. Wanneer IKONE uw gegevens buiten de EER verwerkt, dan neemt zij de juiste maatregelen om er zeker van te zijn dat persoonsgegevens goed beveiligd zijn conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming van haar vereist. In dat geval werkt IKONE samen met partijen in door de Europese Commissie erkende landen met een passend beschermingsniveau. Als een partij hier niet aan voldoet, dan zal IKONE de standaardcontractbepalingen implementeren. 

 

Beveiliging

IKONE zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens tegen verlies of tegen onrechtmatige verwerking worden beveiligd. IKONE heeft onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

  • Gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk het gebruik van een tweede factor
  • Gebruik van een beveiligde omgeving voor opslag van de gegevens
  • Gebruik van verwerkers met een adequaat beveiligingsniveau gezien de aard van de gegevens
  • Gebruik van een beveiligingscertificaat op de websites van IKONE, te herkennen aan het slotje in de adresbalk
  • Doel gebonden toegangsbeperkingen
  • Afgesloten kantoren en kasten
  • Regelmatig installeren van updates op website, computers en dergelijke